In 2019 besliste de Haute École Robert Schuman (HERS) dat ze haar netwerkapparatuur zou vernieuwen, doorgaans een enorme investering. Gelukkig zaten de omstandigheden mee: Belnet was immers net gestart om een raamovereenkomst voor netwerkapparatuur te onderhandelen voor zijn hele community. Die overeenkomst, die na een Europese aanbestedingsprocedure recent werd gegund aan de integratoren Infradata en Dynniq, geeft alle Belnet-leden toegang tot de best mogelijke voorwaarden qua onderhoudskosten, aankoopkortingen – met reducties tot 70 procent – en dienstverleningskwaliteit.
“We hadden door de jaren heen een te heterogene en verouderde IT-technologie en -architectuur opgebouwd”, zegt Geoffry Szablot. Hij is verantwoordelijk voor de IT in de hele Haute École Robert Schuman, die bestaat uit drie campussen en een administratieve hoofdzetel in de provincie Luxemburg. “Naast de evidente nadelen van de veroudering speelde ook het gebrek aan coherentie ons parten. Omdat die verschillende technologieën stuk voor stuk specialistenwerk vereisten, was onze IT-ondersteuning bijvoorbeeld erg statisch.”
Aanbod van een vertrouwde partner
Om die reden ging de HERS voor een volledige ommezwaai: ze besloten om de IT-hardware opnieuw from scratch op te bouwen, en dat zo snel mogelijk en in één ruk – het soort project dat doorgaans veel geld, tijd en expertise opslorpt. Gelukkig herinnerde Szablot zich de eerdere Belnet-communicatie over de raamovereenkomst. Gezien de jarenlange tevredenheid over de dienstverlening van Belnet klonk dat aanbod als muziek in de oren.
“Zonder Belnet zouden we onze hardware nooit op zo’n goedkope, kwalitatieve en zorgeloze manier kunnen vernieuwen”
Nu het project stilaan vordert, is Geoffrey Szablot ideaal geplaatst om de voordelen ervan in te schatten. "Je kan daarbij onmogelijk om de prijs en kwaliteit heen. Door de schaalvoordelen genieten we van tarieven waar we op een andere manier nooit in de buurt van zouden gekomen zijn. Bovendien krijgen we daar ontzorging en advies bovenop. Belnet en Infradata hebben de vinger aan de pols in de snel veranderende technologiewereld en namen alles in handen. Een onbetaalbare service, want dat hadden we allemaal niet in-house kunnen doen. En een specifieke eis van onze kant was dat we alles - netwerk én wifi – in één project konden gieten. En hoewel dat oorspronkelijk niet voorzien was in het lastenboek, is Belnet daar met de nodige flexibiliteit toch in meegegaan."
Luchtbeeld van de campus in Arlon van de Haute École Robert Schuman
Geen aanbestedingszorgen
Een openbare aanbesteding is een erg lang en voor niet-specialisten complex proces, met een grote kans op fouten. Zeker voor een organisatie van een grootte zoals de HERS brengt dat normaal heel wat kopzorgen met zich mee. Maar ook daar is binnen het raamcontract een oplossing voor voorzien: Belnet nam de hele procedure op zich.
“Ook naar de toekomst toe biedt de raamovereenkomst tal van bijkomende voordelen. Iedereen in ons IT-team gaat de ins en outs van álle hardware kennen en zo veel efficiëntere support kunnen bieden, met één SPOC per campus. En binnenkort verhuist onze administratieve hoofdzetel naar een nieuw gebouw op de Virton-campus: de hardware daarvoor kunnen we eveneens binnen de raamovereenkomst aankopen, mét garantie op homogeniteit met de bestaande hardware.”
“Belnet leverde een onbetaalbare service, dit hadden we allemaal niet in-house kunnen doen.”
Geoffrey Szablot, IT-verantwoordelijke aan de Haute École Robert Schuman
“In het algemeen waren het projectmanagement en de communicatie van hoog niveau”, besluit Szablot. “Mede dankzij Belnet kunnen we ons profileren als een hogeschool voor de toekomst, waarin studenten, professoren en medewerkers in optimale omstandigheden kunnen studeren en werken.”
Wilt u weten wat de raamovereenkomst voor uw organisatie kan betekenen?