Belnet nam deel aan tweedaagse workshop crisismanagement

NREN's deelden hun ervaringen en best practices

Crisismanagement- en communicatie zijn voor bedrijven en organisaties cruciaal om hun business continuity te garanderen en hun reputatie te beschermen. Op 12 en 13 november namen we met vier collega’s deel aan ‘CLAW 2018’, een event over crisismanagement dat werd georganiseerd door het Europese onderzoeksnetwerk GÉANT.

Samen met een 70-tal medewerkers van verschillende Europese onderzoeksnetwerken verzamelden we in de universiteit van Malaga voor een intensieve tweedaagse workshop. Na een korte kennismaking was het tijd voor het echte werk. Tijdens een twee uur durende simulatieoefening was het onze opdracht om een cybercrisis zo goed mogelijk te doorstaan. Daarbij werden we ingedeeld in verschillende teams die samen één (fictief) onderzoeksnetwerk vormden. Elk van de teams bestond uit netwerk-, security- en communicatiespecialisten.

Interessant aan de oefening was dat het scenario heel realistisch was uitgewerkt. Net zoals bij een ‘echte’ crisis werden we overstelpt met informatie en vragen en moesten we snel en efficiënt reageren op de voortdurend veranderende omgevingsfactoren.

Voorbereiden, testen, aanpassen

Wat we geleerd hebben uit de oefening? Eerst en vooral: communicatie is cruciaal. Niet alleen naar de buitenwereld, maar vooral ook intern. De communicatie binnen de teams bleek niet altijd evident. Al snel was iedereen druk bezig met zijn eigen taken zoals het analyseren van technische informatie, het patchen van beveiligingsproblemen, het formuleren van een statement voor de pers, … Daarbij vergaten we soms om met elkaar te communiceren en te overleggen. Maar een goede en efficiënte interne informatiedoorstroming is wel degelijk noodzakelijk om een crisis zonder kleerscheuren te doorstaan. De rol van de crisis manager als spilfiguur tijdens de crisis werd heel duidelijk.

We realiseerden ons ook dat een goede voorbereiding het halve werk is. In ‘vredestijd’ nadenken over de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie, procedures testen en aanpassen waar nodig, vooraf nadenken over crisiscommunicatie: het zijn maar enkele van de elementen die doorslaggevend zijn om een crisis succesvol te doorstaan.

Leren van elkaar

Op de tweede workshopdag kregen we een aantal concrete tips en tools mee om zelf aan de slag te gaan met crisisoefeningen. Bijzonder interessant waren ook de informele discussies met onze collega’s uit andere nationale onderzoeks- en onderwijsnetwerken (NREN’s) over hoe zij crisismanagement- en communicatie in hun organisatie aanpakken.

Is het verhaal hiermee afgelopen? Zeker niet. Elk van ons ging naar huis met concrete actiepunten voor zijn of haar eigen organisatie. Bovendien werden we eens te meer overtuigd van het belang om binnen de Europese NREN-community ervaringen te blijven uitwisselen. Wordt vervolgd dus!